Documentele necesare și procedura de declarare a beneficiarului efectiv la ASP

Procesul de declarare a beneficiarului efectiv nu se rezumă la identificarea persoanei care controlează o companie. Legea cere ca această informație să fie susținută de documente clare și verificabile, iar depunerea lor la Agenția Servicii Publice să fie făcută corect și complet. De asemenea, profesiile reglementate - precum băncile, avocații, contabilii sau notarii, au obligația de a verifica, la rândul lor, aceste date.

Documentele necesare pentru identificarea beneficiarului efectiv

Nu există o listă unică pentru toate companiile, pentru că structurile sunt diferite. Totuși, în practică, majoritatea entităților trebuie să prezinte:

• actele de constituire ale companiei (contractul de societate, statutul);
• extrasul actualizat din registrul de stat privind fondatorii;
• registrul acționarilor sau al membrilor, în cazul SA sau ONG;
• documentele interne care arată ponderea fiecărui asociat;
• situații financiare sau documente care arată participații indirecte;
• contracte, acorduri sau decizii care influențează controlul (de exemplu, procuri, pacte de vot, acte de numire);
• documente privind structurile intermediare, dacă există companii-mamă sau investitori străini.

Pentru firmele simple, documentele se reduc la câteva înscrisuri de bază. Pentru structuri complexe, dosarul poate fi mai consistent.

Procedura de depunere la ASP

Depunerea datelor privind beneficiarul efectiv se face electronic sau la ghișeul ASP. Procedura este una relativ simplă, dar trebuie să fie făcută corect:

1. Desemnarea unei persoane responsabile;

2. Pregătirea documentelor justificative;

3. Completarea declarației;

4. Verificarea efectuata de ASP;

5. Clarificări, dacă este necesar.

Pentru entitățile cu investitori străini, ASP poate solicita extrase din registrele altor state, apostilate și traduse.

Ce verifică ASP: coerența structurii de proprietate, valabilitatea actelor, corectitudinea datelor și desemnarea persoanei responsabile. Neconcordanțele pot duce la refuzul înregistrării.

Rolul entităților raportoare (bănci, avocați, contabili, notari): acestea sunt obligate să verifice identitatea beneficiarului efectiv și să compare datele din registre cu documentele reale ale companiei. Dacă există suspiciuni, pot cere acte suplimentare sau pot refuza prestarea serviciilor.