50.000 lei amendă dacă nu declari beneficiarul efectiv

Declararea beneficiarului efectiv nu este un eveniment izolat, ci o obligație continuă. Prima etapă are termen-limită 31 decembrie 2025, iar după depunerea inițială, orice modificare trebuie raportată în 30 de zile.

Ce se întâmplă dacă nu declari:
• refuzul înregistrării altor acte;
• blocaje la modificarea datelor companiei;
• probleme în relația cu bănci, notari și contabili;
• sancțiuni contravenționale..

Obligația de actualizare în 30 de zile

Legea nu se limitează la declararea inițială. Orice schimbare legată de structura companiei trebuie raportată în maximum 30 de zile.

Exemple:
• vânzarea părților sociale;
• apariția unui nou asociat;
• modificarea ponderilor în capitalul social;
• schimbarea administratorului, atunci când acesta devine noul beneficiar efectiv (în anumite situații);
• modificări în lanțul de companii din străinătate;
• acorduri între acționari care influențează controlul.

Această obligație de actualizare rapidă este una dintre cele mai stricte din legislația actuală, tocmai pentru a evita situațiile în care se pierde urma controlului real asupra unei entități.

Cum se identifică beneficiarul efectiv - criterii directe și indirecte

Identificarea beneficiarului efectiv nu se face doar prin numărarea părților sociale. Legea se bazează pe două criterii majore: proprietate și control.

1. Proprietatea directă

Este situația clasică: o persoană deține peste 25% din capital sau din drepturile de vot. Aceasta este considerată automat beneficiar efectiv.

2. Proprietatea indirectă

Apare atunci când o persoană controlează compania prin alte firme sau structuri intermediare.
Exemplu simplu:
- O firmă A deține 80% din firma B.
- O persoană fizică deține 100% din firma A.

Acea persoană este beneficiarul efectiv al firmei B, chiar dacă nu apare în acte.

3. Controlul prin vot sau prin acorduri

Uneori, cineva deține puține părți sociale, dar are putere decizională:

• vot preferențial;
• acorduri între acționari;
• pacte de control;
• dreptul de a numi sau revoca administratorii;
• dreptul de a decide strategia companiei.

Persoana care controlează deciziile, chiar și fără o cotă semnificativă, poate fi beneficiarul efectiv.

4. Controlul informal

Legea recunoaște situațiile în care controlul nu apare într-un document:

• influență familială;
• situații în care cineva decide „din umbră”;
• dependențe financiare sau contractuale;
• persoane interpuse.

Dacă toate semnele arată că o persoană conduce efectiv activitatea, aceasta trebuie declarată, chiar dacă nu apare în structurile formale.

5. Administratorul - soluția de ultimă instanță

Dacă, după analizarea tuturor criteriilor, nu se poate identifica nicio persoană care exercită control real, legea permite desemnarea administratorului ca beneficiar efectiv.
Aceasta este o soluție provizorie și folosită numai atunci când nu există niciun alt criteriu clar.

Obligații față de ASP și SFS: compania trebuie să ofere datele beneficiarului efectiv, modul în care acesta controlează entitatea și actele justificative. ASP înregistrează schimbările, iar Fiscul verifică datele pentru fiducii și structuri similare.

În esență, declararea beneficiarului efectiv și actualizarea datelor nu sunt doar obligații legale, ci pași necesari pentru a evita blocaje, refuzuri și sancțiuni. Cu termenul-limită de 31 decembrie 2025 aproape, fiecare companie are interesul să-și clarifice din timp structura de control și să transmită informațiile corecte.